Virtueel samenwerken, de juiste aanpak

 

Samenwerken is een kunst die niemand zo goed beheerst als wij mensen. Ons vermogen tot samenwerken heeft ons in staat gesteld de wereld naar onze hand te zetten. Maar hoewel we deze kunst al sinds mensenheugenis beoefenen, hebben we haar nog altijd niet geperfectioneerd. Organisaties weten er alles van. Hoe ver we ook zijn gekomen, de knelpunten blijven: belangen lopen uiteen, collega’s begrijpen elkaar verkeerd, afdelingen werken langs elkaar heen en ga zo maar door.

Een jaar geleden kwam hier onverwacht nóg een flinke complicatie bij: van de een op de andere dag werkten we (bijna) allemaal thuis. Plotseling zien we elkaar alleen nog maar via schermen. De verbinding is ver te zoeken, lichaamstaal wordt onzichtbaar, er is enkel nog ruimte voor resultaat en spontane ontmoetingen komen niet meer voor. En dan zijn er natuurlijk ook nog steeds die andere obstakels waar we al millennia mee worstelen. Samenwerken op afstand kan dan ook met recht een complexe uitdaging worden genoemd.

 

In ‘Zes oplossingsgerichte mindsets voor complexe uitdagingen’ legden we uit hoe – gewapend met zes mindsets – de meest succesvolle leiders iedere complexe uitdaging de baas zijn. De komende tijd zullen we laten zien hoe je deze zes mindsets toepast op verschillende complexe uitdagingen. En met welke uitdaging kunnen we in deze tijden nou beter beginnen dan samenwerken op afstand? Want hoewel het einde van de coronacrisis eindelijk in zicht lijkt te komen, geeft werkend Nederland massaal aan dat het thuiswerken deels zal blijven. Hoe werk je optimaal samen in deze nieuwe werkelijkheid?

 

1. Vorm samen een visie

Om daar een antwoord op te vinden zetten we het model even op zijn kop – we beginnen bij de zesde mindset en eindigen bij de eerste. Want wie een complexe uitdaging wil oplossen kan het beste beginnen bij het einde. Anders gezegd: alles begint met een visie van de toekomst.

In het geval van samenwerken op afstand betekent dit dat je samen een heldere en krachtige visie vormt van wat voor team jullie willen zijn. Hierbij helpt het om een online vision board te creëren waarop alle teamleden in woord én beeld kunnen aangeven waar zij naartoe willen. Zo creëer je de mogelijkheid om vanuit de individuele toekomstbeelden tot één gedeelde visie te komen voor een team dat optimaal samenwerkt op afstand.

 

2. Focus op de mensen

Hoe uitdagend het thuiswerken ook is, met één ding blijkt het tot veler verrassing wel goed te zitten: de productiviteit ligt misschien nog wel hoger dan voor de crisis. Maar dat heeft wel een keerzijde: alles is gericht op resultaat. Waar collega’s voorheen de hele dag bijeen waren zien ze elkaar nu enkel nog in Teams- of Zoom-meetings, waarin het al snel alleen maar over de inhoud gaat. Onder de streep zijn de bedrijfsresultaten misschien goed – er wordt winst gemaakt – maar ten koste van wat?

In deze tijden is het juist belangrijker dan ooit om verder te kijken dan alleen resultaten halen. Managers moeten oog hebben voor de verbinding binnen hun team en het welzijn van ieder teamlid. Creëer heel bewust de ruimte om het samen over andere dingen te hebben dan enkel werk – van alledaagse ongein tot serieuze problemen waar teamleden tegenaanlopen.

Voor managers is het is ten eerste belangrijk om deze verbinding binnen het team te stimuleren en faciliteren, maar daar houdt het niet op. Als leider is het aan jou om het (mentale) welzijn van ieder individueel teamlid in de gaten te houden. Op afstand vraagt dat om extra aandacht en gevoeligheid. Maak duidelijk dat je altijd beschikbaar bent om te praten over wat dan ook. Zorg dat je ook regelmatig één op één contact houdt met iedereen. En onthoud goed dat velen een drempel over moeten om hun persoonlijke problemen te delen. Help ze daarbij door zelf het goede voorbeeld te geven en je kwetsbaar op te stellen.

Dit is allemaal niet nieuw. Het past in de transformatie van een controlerende naar coachende leiderschapsstijl die leiderschapsexperts al jaren bepleiten. In deze tijden is het zijn van een coachende leider echter nóg belangrijker geworden, maar tegelijkertijd uitdagender: leiders zien niet meer waar hun teamleden mee bezig zijn en worden nerveus. Daarmee staan ze voor een cruciale keuze: schiet ik volledig in de controle of laat ik los en probeer ik mijn medewerkers te coachen? Leid ik op basis van wantrouwen of vertrouwen? Dit is hét moment om te besluiten wat voor leider jij wil zijn.

 

3. Geniet van het spel

Verder kijken dan de resultaten betekent natuurlijk niet dat die resultaten niet meer tellen. En als ze goed zijn is er alle reden om te genieten van die resultaten en de wijze waarop die worden bereikt. Als team naar een gezamenlijk doel toewerken is een prachtige onderneming, en wanneer dat doel wordt bereikt is het goed om stil te staan bij dat gedeelde succes – zeker nu fysiek bij elkaar komen er even niet in zit.

Bedenk daarom manieren om successen te vieren. Bouw een virtueel feestje, proost samen op de overwinning, laat taart thuisbezorgen bij het hele team of geef iedereen zelfs een keer een weekendje weg. Het maakt niet zoveel uit wat je precies doet, maar doe in ieder geval iets. En houd het niet bij een cadeau, maar laat de teamleden vooral ook persoonlijk weten hoezeer ze worden gewaardeerd en waarom.

Een andere manier om van het spel te genieten is door te beseffen dát het een spel is. Natuurlijk moet het werk serieus worden genomen, maar benader het als een spel of een challenge, waarin ook ruimte is voor plezier. Ook als er even geen concreet resultaat te vieren is mag er samen worden geborreld, en ook tijdens die zakelijke meeting moet kunnen worden gelachen.

 

4. Gebruik de regels in je voordeel

Mensen hebben nogal eens een negatieve connotatie bij regels. We willen graag vrij zijn en zien regels als een beperking van die vrijheid. Elk spel bestaat echter bij de gratie van regels, en dus ook het spel dat jouw team samen speelt. Zelfs in de meest zelfsturende organisatie gelden talloze regels. Een deel daarvan is vastgelegd, maar een nog veel groter deel niet. Het zijn de zogeheten ‘ongeschreven regels’. Je laat elkaar uitpraten, wanneer een deadline nadert zet iedereen even extra de schouders eronder, als de deur van de vergaderruimte dicht is wordt er in principe niet gestoord, enzovoorts.

Nu teams op afstand samenwerken is plotseling zo’n compleet nieuwe situatie ontstaan dat ongeschreven regels vaak tekortschieten. Er is simpelweg onvoldoende tijd om op natuurlijke wijze nieuwe omgangsvormen te laten ontstaan. Dat maakt duidelijke regels des te belangrijker.

Schep daarom duidelijke randvoorwaarden waaronder je team gaat werken. Denk samen na over hoe je omgaat met situaties die zichzelf voorheen vanzelf oplosten. Wat doe je bijvoorbeeld als iemand ontbreekt aan het begin van een virtuele meeting? Hoe zorg je dat de meeting voor iedereen prettig verloopt? En hoe voorkom je dat mensen elke dag te lang achter hun laptop blijven zitten? Een gebrek aan regels rond dergelijke thema’s kunnen juist zorgen voor druk. En omgekeerd kunnen regels juist bijdragen aan vrijheid.

 

5. Gebruik alle krachten

Wanneer je samen in één ruimte zit kun je relatief makkelijk het beste in elkaar naar boven halen. Iedereen komt ’s ochtends naar het kantoor – dé plek waar je als team samenwerkt aan dat gemeenschappelijke doel. Als je elke ochtend alleen maar van de slaapkamer naar de woon-, werk- of logeerkamer loopt – waar je weer in je eentje mag plaatsnemen achter je beeldscherm – kan het een stukje lastiger zijn om de kracht te vinden om er iedere dag vol voor te gaan.

Help je teamleden bij het aanboren van die kracht. Natuurlijk moeten ze het uiteindelijk zelf doen, maar als leider kun je hierin wel degelijk een groot verschil maken. In het gemotiveerd houden van je team spelen ook de vijf andere mindsets een belangrijke rol: door samen successen te vieren kun je iemands motivatie extra aanzetten, en een krachtige gedeelde visie zorgt dat teamleden niet blijven hangen in het verleden, maar vol kracht vooruitkijken naar wat er in de nieuwe wereld allemaal mogelijk is.

 

6. Bouw door op het verleden

Dat je niet moet blijven hangen in het verleden wil echter niet zeggen dat je dat verleden moet vergeten. In tegendeel – zeker als je samen lange tijd een kantoor hebt gedeeld is de band die je daar hebt opgebouwd goud waard. Dat gedeelde verleden vormt een sterk fundament voor een teamgevoel waar ook tijdens langdurige fysieke afstand geen barsten in ontstaan. Sterker nog, door samen deze uitdagende tijd te beleven kan de band zelfs nog sterker worden.

Koester daarom het gedeelde verleden en de waardevolle rol die het speelt in het heden én de toekomst waar je samen naartoe gaat. Geef elkaar en jezelf de ruimte om te rouwen om wat er niet meer is, en kijk samen welke aspecten uit het verleden je straks wil terugbrengen in de nieuwe vorm van werken die zal ontstaan wanneer werken op afstand weer kan worden gecombineerd met fysiek samenzijn.

 

De winst van deze crisis is dat we eindelijk loskomen uit vastgeroeste gewoontes die we voor lief namen, maar daarmee toont ook de waarde van dat wat we nu missen zich beter dan ooit. Het verleden komt niet terug, maar door het in te zetten kunnen we een toekomst creëren waarin de beste elementen van wat was en wat is samen iets nieuws vormen – een betere manier van samenwerken.